FAX注文の転記作業、まだ人がやりますか。自動化の現実的な進め方

「FAXをなくしましょう」と言うコンサルタントの話は、聞き流していいと思います。

大阪で製造業や卸の事務所にお邪魔すると、FAXは今日も元気に動いています。取引先がFAXで注文をくれる以上、こちらだけやめるわけにはいかない。それが現場の現実で、正しいのは現場のほうです。

ただ、その先の話は別です。FAXで届いた注文を、事務の方が目で読んで、Excelや基幹システムに手で打ち直す。この「FAXのあとの手作業」は、いまのAIでかなりの部分を自動化できます。今日はその話をします。

ある事務所で見た、月曜日の風景

ある卸の会社さんで業務診断をしたときのことです。週明けの朝、FAXトレイに注文書が溜まっている。事務のベテランの方がそれを1枚ずつ確認して、品番と数量をシステムに入力していく。聞けば毎朝これに1時間、月曜は2時間かかるとのことでした。

入力そのものより怖いのは、疲れている日の打ち間違いです。品番をひとつ間違えれば、違う商品が出荷されて、返品と謝罪と再出荷のコストが乗ってくる。本人がいちばんそれを分かっているから、神経を使う。神経を使うから疲れる。この繰り返しでした。

いまのAIは「手書きのクセ」もだいたい読めます

技術の話を少しだけ。FAXの読み取り自体は昔からOCRという技術がありましたが、正直、ひと昔前のOCRは実務では使いものになりませんでした。かすれた印字や手書きの数字を誤読して、結局ぜんぶ人が確認し直す羽目になるからです。

この2〜3年で状況が変わりました。生成AIベースの読み取りは、印字のかすれや手書きのクセ、会社ごとに違う注文書のフォーマットまで含めて、文脈で読んでくれます。「読み取って、システムに入る形に整えて、人は最終確認だけする」という分担が、現実的な精度で組めるようになりました。

大事なのは「人はゼロにしない」ことです。最後の確認は人がやる。そのかわり、読む・打つという一番時間のかかる部分をAIが持つ。全自動を狙うと失敗します。これはうちが実装で学んだことです。

始める順番を間違えないでください

ツールを先に買ってはいけません。先にやるべきは、自社のFAX業務の中身を測ることです。

1日に何枚届くのか。誰が何分かけて処理しているのか。フォーマットは何種類あるのか。ここを数字にすると、自動化する価値のある業務かどうか、どこまで自動化すべきかが判断できます。逆にここを飛ばしてツールから入ると、「導入したけど使っていない」があっさり起きます。

うちの業務診断が無料で訪問なのは、この「測る」を最初にやるためです。事務所にお邪魔して、FAXまわりに限らず事務仕事の時間をその場で一緒に測ります。測った結果「自動化するほどの量じゃないですね」となることも普通にありますし、それはそれで正しい結論だと思っています。

FAXはなくさなくていい。でも、FAXのあとに続く手作業は、もう人の仕事でなくていい時代です。