建設業の日報、現場監督が夜9時に書くのをやめる方法

夜の9時。現場はとっくに終わっているのに、監督の仕事は終わっていません。昼間スマホで撮った何十枚の写真から使えるものを探し、Excelに貼り、日報に転記して、元請のフォーマットに書き直す。

先日、大阪の建設会社で監督さんに「日報って、いつ書いてはるんですか」と聞いたら、一拍おいて「家です」と返ってきました。奥さんに悪いから、と笑っておられましたが、笑いごとではないと思います。

現場が終わってから、監督の「二つ目の仕事」が始まる

建設業の日報が他の業種と違うのは、文字だけでは終わらないことです。工程の記録に写真が要る。安全の記録にも写真が要る。そして提出先の元請ごとに、様式が違う。

つまり監督は毎晩、「記録を書く仕事」ではなく「素材を探して、貼って、体裁を整える仕事」をしています。ここを取り違えると、対策も間違えます。

時間を食っているのは、書くことではない

日報の中身そのものは、監督の頭の中に全部あります。今日どこまで進んだか、誰が来たか、何が起きたか。書き出すだけなら10分もかかりません。

夜が長くなる原因は、その前後にあります。

• 写真をカメラロールから探す。似た写真が並んでいて、どれがどの工程か思い出しながら選ぶ
• Excelや報告書の枠に、1枚ずつ貼って縮小して並べる
• 同じ内容を、自社用と元請用で二度書く。元請が複数なら、その数だけ

どれも、判断が要るようで要らない作業です。そして判断が要らない作業は、AIに渡せます。

監督の夜は、こう変わります

「元請ごとに様式が違う」は、あきらめる理由ではなくAIを使う理由

この話をすると、たいてい「うちは元請ごとにフォーマットが違うから無理やと思います」と言われます。実は逆です。

様式が1つなら、テンプレートで済みます。様式がバラバラで、同じ中身を何度も形を変えて書く。この「転記と体裁の変換」こそ、生成AIが一番得意な仕事です。元の記録は1回だけ書き、あとはAIが各様式へ流し込む。様式が多い会社ほど、削れる時間は大きくなります。

最初にやるのは、ツール選びではなく「夜の仕事の棚卸し」

正直に書くと、私たちも以前、先にツールを決めてから業務に当てはめようとして、うまくいかなかったことがあります。現場ごとに写真の撮り方も提出先も違うのに、道具から入ると必ずどこかで現場に無理をさせます。

いま私たちが建設会社さんで最初にやるのは、監督さんの「夜の仕事」を一緒に並べることです。写真探しに何分、貼り付けに何分、どの元請の様式が一番重いか。ここを数字にすると、自動化する順番がはっきりします。だいたいの場合、最初の一手は写真の整理です。

現場の書き方は、変えない

もうひとつ、定着のために決めていることがあります。現場のやり方を変えないこと。

監督に新しいアプリの入力を覚えてもらう自動化は、繁忙期に必ず止まります。いつも通り写真を撮り、いつも通りひと言メモを残す。変わるのはそのあとの処理だけ。ここを守れるかどうかが、3ヶ月後に使われているかどうかの分かれ目です。

夜9時の日報をやめられるかは、監督の頑張りの問題ではありません。仕組みの問題です。やらなあかん仕事は減らせませんが、書き写すだけの仕事は、もう人の仕事でなくていいはずです。